Een evenement laten sponsoren heeft verschillende voordelen. Sponsors kunnen de gasten van je evenement kennis laten maken met de nieuwste producten en diensten. Daarnaast kunnen sponsors soms voor interessante sprekers of marketingkansen zorgen, waardoor er meer draagvlak voor je evenement ontstaat. Ook zijn sponsors goed voor een inkomstenstroom. Je krijgt, doordat je sponsors in een vroeg stadium moet regelen, al snel een duidelijk zicht op de omzet van je evenement.
Het kan ook nadelen met zich meebrengen. Het kan voorkomen dat een grote sponsor gaat meeliften met jouw evenement. Daardoor kan het zijn dat jij als afzender op de achtergrond raakt. Ook moet je ervoor waken dat het evenement niet één grote commerciële kermis wordt en dat dit ten koste gaat van inhoudelijke objectiviteit, en het gezag van je evenement. Maak daarom goede afspraken met je sponsors, want meestal begrijpen ze het wel. Tenslotte komt een goed imago van een evenement ook ten goede aan de sponsors. Het zoeken naar geschikte sponsors kost erg veel tijd. Het is dus verstandig om daar vroeg mee te beginnen.
Zet de voor- en nadelen op een rijtje. Heb je gekozen voor sponsoring, dan kun je het uitbesteden. Ga je het zelf doen, dan kun je de volgende stappen zetten:
Sponsorplan
Begin met het opzetten van een sponsorplan. Deze is voor intern gebruik en hierin staat waarom je een sponsor voor je evenement zou willen. Doe je dit vooral voor de inkomsten of voor een breder draagvlak voor je evenement? Formuleer ook heel duidelijk je doelstellingen, zoals hoeveel geld er moet worden binnengehaald en wellicht hoeveel standhouders er zijn. De prijsbepaling blijft altijd lastig. Baseer dit op hoeveel mensen er naar je evenement komen en wat het je allemaal waard is. Vergelijk ook het prijsniveau van sponsoring met vergelijkbare evenementen.
Tijdspad
Dan is het heel belangrijk om voor jezelf een tijdspad op te stellen. Dit is een overzicht tot aan het evenement. Hierin staan deadlines waarin je duidelijk stelt welke bedragen je op welke data binnen hebt. Daarin zet je ook wat de gevolgen zijn als je deze deadlines niet haalt of zelfs overschreden worden. Blaas je het evenement af als er te weinig binnen wordt gehaald? Wat doe je met een overschot aan geld; maak je dat op aan extra’s of stop je dat in een potje voor volgend jaar?
Sponsorpakket
Je moet je sponsor wel wat te bieden hebben. Stel daarom een sponsorpakket samen. Hierin staan de mogelijkheden en kosten voor je eventuele sponsors. Een sponsor wil meestal exposure. Daar zijn veel onopvallende, maar effectieve middelen voor. Een sponsor kan bijvoorbeeld een cadeautje geven aan de bezoekers. Standaard is meestal een stand of relatiekaarten. Maar natuurlijk ook bedrijfslogo’s op posters of programmaboekjes. Of een banner van de sponsor op de site die doorklikt naar het bedrijf.
Sponsors benaderen
Voor je contact legt met sponsors vraag je jezelf af welke sponsorgroep jouw evenement zou willen sponsoren. Redenen zijn vaak het verbeteren of versterken van een imago, het onderhouden van bestaande relaties of het aanhalen van nieuwe klanten. Maak een lijst van potentiële sponsors.
Bel ze op, verstuur het sponsorpakket, maak afspraken. Het loont om hard te werken om je bestaande sponsors tevreden te houden, zodat ze er eventueel een volgende keer weer bij zijn.
Sponsorcontract
Leg je afspraken met sponsors vast in een contract. Voor het evenement gaat plaatsvinden geef je je sponsors een sponsorhandboek. Hierin staat nog een keer een beschrijving van het evenement, alle details rondom op- en afbouw, de locatie en alle sponsors. Dit wekt vertrouwen. Heel belangrijk is om na afloop te evalueren met je sponsors. De kans is dan groter dat ze volgend jaar weer een bijdrage willen leveren.