Voor aanvang
Bij de organisatie van een evenement is het belangrijk om te weten waar je moet beginnen. Zorg dat de doelstelling duidelijk geformuleerd is. Bepaal welke doelgroep belang heeft bij het evenement. zorg ervoor dat alle betrokken partijen worden uitgenodigd die belang hebben bij het evenement. sponsoring kan voor-en nadelen hebben voor het evenement. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat een sponsor alle aandacht opeist tijdens het evenement. Vaak hebben organisatoren een budget gekregen waar ze zich aan moeten houden. als de bovengenoemde punten bekend zijn, dan kan je de periode, datum en dag voor het evenement gaan bepalen. Dit moet zorgvuldig worden bekeken, het kan natuurlijk niet in vakantieperiodes of rond feestdagen worden gepland. Controleer ook of er geen ander groot evenement plaastvindt, dit kan ten koste gaan van de opkomst. Ook moet je er rekening mee houden dat de maandag en vrijdag vaak geen geschikte dagen zijn om het te organiseren. De duur van het evenement is ook bepalend voor de opkomst. als een evenement lang duurt, haken mensen snel af. Bij het bepalen van het tijdstip moet je er rekening mee houden dat je dit niet net voor of na de spits organiseerd.
Inhoud vormgeven
Een programma bestaat vaak uit vaste onderdelen. Van ontvangst tot aan vertrek. In de briefing wordt er informatie gegeven over het bedrijf, evenement en de inhoud. Het uitnodigen van genodigden is een zorgvuldige taak waar veel tijd in gaat zitten. Het mag natuurlijk niet voorkomen dat er belangrijke genodigden worden vergeten. Een geschikte locatie zoeken bij een evenement kan een lastige klus zijn, maar vaak worden eerder gebruikte locaties gekozen, dit in verband met de beschikbare capaciteit van de locatie en door positieve reacties van de genodigden. de genodigden zullen vaak op eigen gelegenheid naar het evenement komen. Het vervoer is dus belangrijk waar ze gebruik van maken. Zorg ervoor dat er voldoende parkeergelegenheid is op het terrein en dat er een routebeschrijving is bijgevoegd. Geef ook informatie over ander vervoer als dat mogelijk is. Bij veel evenementen wordt gebruik gemaakt van een cateraar, sommige grote bedrijven hebben intern een catering. Dit zie je vaak bij medische instellingen, die vaak ook over eigen zalen beschikken.
Zelf organiseren of uitbesteden
Gebruik maken van entertainment is een manier om meer variatie aan de inhoud te geven. Dit kan verschillende doelen hebben; sfeer creëren, een boodschap overbrengen of interactie met de genodigden. Soms is het nodig om het decor nog aan te passen naar het thema van het evenement. Een goede presentatie neerzetten kost veel tijd. Het is belangrijk om op tijd met de voorbereidingen te beginnen. Hierdoor blijft er nog tijd over om een laatse controle uit te voeren van de (audio) visuele hulpmiddelen. Het drukwerk van bijvoorbeeld de uitnodigingen, badges, posters, bewegwijzering etc. kunt u uitbesteden om tijd te besparen. aanmelder.nl is een bedrijf die u met deze administratieve bezigheden helpt, waardoor u flink wat tijd kunt besparen. Bij sommige evenementen wordt er gebruik gemaakt van personeel. Dit kan in de vorm van hosts en hostesses. Zij zijn vaak het verlengstuk van u bedrijf en worden ingezet op bijvoorbeeld; (meerdaagse) beurzen. Op de dag van het evenement is het belangrijk dat er duidelijk gebruik wordt gemaakt van gebruiksvoorwerpen. Zorg dat het voor de bezoeker duidelijk is waar hij/zij de jas kwijt kan en waar de toiletten zijn. De routing moet voor de bezoeker duidelijk zijn.
Na afloop
Bij de organisatie van een evenement krijg je te maken met verschillende verzekeringen als het bedrijf samen werkt met een bureau dat is aangesloten bij de VECTA. Op een evenement kunnen verschillende bezoekers van verschillende culturen samen komen. Het is daarom van belang om hier goed op in te spelen om vergissingen te voorkomen. etiquette is daarom van groot belang bij een internationaal evenement. Na afloop van een evenement is het gebruikelijk om een presentje mee te geven aan de gasten als aandenken van het evenement. Een aantal dagen na het evenement is het logisch dat er een evaluatie plaatsvindt. Door een evaluatie wordt het succes van evenement bepaalt.