Briefing
Het woord briefing is afgeleid van het Engelse woord ‘brief’ en dat betekent kort en instructief. In een briefing geeft u achtergrondinformatie, aangevuld met probleemstelling, doelstelling, aanwijzingen, wensen en voorschriften. Om het overzichtelijk te houden, kunt u een briefing opsplitsen in drie delen, bedrijf, evenement en inhoud.
Bedrijf
Hier wordt een beschrijving gegeven over de historie van het bedrijf, de bedrijfscultuur, feitelijke informatie als het aantal medewerkers, producten en/of diensten die uw bedrijf levert en eventueel de marktpositie. Het gaat hier niet om lange, ingewikkelde verhalen maar om korte, bondige omschrijvingen. U kunt bijvoorbeeld informatie gebruiken uit het (sociaal) jaarverslag of folders en brochures van uw bedrijf.
Evenement
In de briefing over het evenement zelf geeft u eerst informatie over de aard en inhoud van eventuele voorgaande evenementen. Daarna schetst u in duidelijke taal de bedoeling voor het komende evenement en geeft daarbij een profielschets van de gasten. In deze briefing moet u antwoord geven op het bekende vragenrijtje: hoe (moet het evenement eruit gaan zien), wie (zijn de gasten), wat (houdt het evenement/programma in en wat is het thema), waar (vindt het evenement plaats), wanneer (is het evenement gepland) en waarom (wordt het evenement georganiseerd)?
Onderstaande checklist kan gebruikt worden voor het invullen van de briefing aan leverenciers:
- datum, plaats, tijd en locatie van het evenement
- aard van het evenement
- doel van de opdracht
- boodschap en eventuele subboodschappen
- verwachtingen
- organisatie en taakverdeling
- aantal gasten met korte omschrijving
- omschrijving doelgroep
- programma-onderdelen en korte omschrijving per onderdeel
- soort entertainment
- catering
- vervoer
- inzet derden
Inhoud
De briefing over de inhoud vloeit voort uit bovengenoemde briefings en geeft op een heel concrete manier informatie. U geeft aan hoe het evenement (of bepaalde taak) eruit moet komen te zien. Kruip in de huid van uw gasten en bedenk wat het evenement voor hen zo speciaal moet maken en wat het uit moet stralen. U geeft dus geen opsomming van middelen die ingezet kunnen worden, maar u geeft verwachtingen weer ten aanzien van stijl, sfeer, verzorging, kwaliteit, consistentie, niveau et cetera. Bij de inhoudsbriefing geeft u ook de taakverdeling aan en eventueel het (afgesproken) budget.
Controleer na het lezen van de briefing of de volgende punten erin verwerkt zijn:
- doel van de opdracht;
- boodschap en eventuele subboodschappen;
- verwachtingen;
- organisatie en taakverdeling;
- budget;
- eventueel: projectnummer.
Tip!
Als u een aparte briefing maakt voor een organisatie die een bepaalde taak van het evenement voor haar rekening neemt, is het verstandig om daar ook de totaalbriefing bij te voegen. Dan heeft de betreffende organisatie een compleet overzicht van taken en taakverdeling.