Persoonlijke aandacht
In de jaren zeventig en begin jaren tachtig was ‘het inpakken’ van de gast met chique buffetten en statige ontvangsten schering en inslag. Maar na een aantal jaren had iedereen al een of meerdere keren zoiets meegemaakt; er ontstond behoefte aan iets anders. De diverse attracties deden hun intrede, zoals sportieve activiteiten, maar ook zang, dans en andere vormen van actief entertainment moesten de gasten ertoe brengen zich meer te ‘bewegen’ en te integreren. Juist omdat nieuwe trends elkaar sneller opvolgen en omdat mensen vaak van alles al eens hebben meegemaakt, is het zo belangrijk dat de organisatie persoonlijke aandacht geeft, al vanaf de ontvangst. Geef de gasten het gevoel dat ze verwacht en herkend worden en stel ze op hun gemak. Het is een kleine moeite. Let maar eens op als u zelf een evenement of receptie bezoekt; hoe vaak moet u niet wachten nadat u het gastenboek hebt getekend? Gasten kunnen een heel verloren gevoel krijgen als ze in een ruimte komen waar niemand op hen afstapt. Zorg er daarom voor dat u vanaf het begin van het evenement een persoonlijke sfeer creëert: daarmee zet u de toon voor het vervolg.
Voorschriften
Ondanks dat u het persoonlijke aspect weet te benadrukken, zult u vooral bij hoog bezoek een aantal omgangsvormen moeten kennen voor wat betreft kleding en placering.
Kleding
Uiteraard kunt u kledingvoorschriften op de uitnodiging vermelden, maar over het algemeen is voor de heren een donker kostuum en voor de dames een goedzittend mantelpak heel geschikt. Verder is het gepast dat vrouwen kousen dragen bij officiële gelegenheden. Vergeet niet op de uitnodiging eventuele extra kledingvoorschriften te vermelden, zoals bijvoorbeeld sportkleding of gemakkelijk zittende kleding als dit voor het evenement noodzakelijk is.
Placering
Placering is het neerzetten van stoelen in een bepaalde ruimte. De stoelen kunnen naar eigen inzicht door de gasten worden bezet, of u wijst de gasten naar een van tevoren vastgestelde plek. In ieder geval is het handig om sprekers zo dicht mogelijk bij het podium te laten zitten. Reserveer ook een bepaald aantal stoelen voor de belangrijkste gasten. Tijdens lunch of diner is de tafelschikking zo dat de partner van de belangrijkste gast rechts van de gastheer zit. Het is gebruikelijk de hoofdtafel in het midden van de zaal te plaatsen zodat de gasten het meeste contact hebben met de overige gasten.
Tip
Als u buitenlandse gasten uitnodigt, bel dan altijd met een ambassade, consulaat of het Koninklijk Instituut voor de Tropen. Zij kunnen u informatie verstrekken over de voorschriften en omgangsvormen. Cultuurverschillen zijn nooit helemaal te voorkomen, maar door u goed voor te bereiden voorkomt u vergissingen.
Checklist placering
- Bekijken gastenlijst en zaalruimte.
- Indeling maken.
- Plaats bepalen voor de pers.
- Plaats bepalen voor VIP’s.
- Rekening houden met speciale zitplaatsen voor invaliden en bijvoorbeeld oude mensen.
- Duidelijke naamkaarten maken.
- Kenbaar maken placering (via hostesses, via ontvangstcomité of schriftelijk).
- Bij buitenlandse gasten placering voorleggen aan ambassade of consulaat.
Tip
Stel, u ontvangt koninklijk bezoekt bij uw evenement. Spreek dan ruim van tevoren met een adjudant het programma door en geeft daarbij gedetailleerde informatie over de gasten, de locatie, de inhoud van het programma, specifieke details en veiligheidsmaatregelen.