Vervoer op eigen gelegenheid
Vaak zullen de gasten op eigen gelegenheid het evenement bezoeken. Dat bespaart een hoop moeite zou je denken. Denk hier niet tmakkelijk over. Een aantal zaken, zoals een routebeschrijving, het verzorgen van parkeergelegenheid en dergelijke dient u wel vooraf te regelen. Niet alleen om het de gast gemakkelijk te maken. U maakt het ook uzelf gemakkelijker als u ervoor zorgt dat uw gasten zo soepel mogelijk en zonder obstakels naar de plaats van bestemming kunnen komen. Dit verkleind de kans op vertragingen van uw programma.
Routebeschrijving
Vraag of de locatieverhuurder beschikt over een routebeschrijving. Test deze vooraf en kijk of er rekening is gehouden met routes voor mensen die vanuit verschillende richtingen komen. Is er geen routebeschrijving beschikbaar, maak hem dan zelf. Hoe gedetailleerder, hoe prettiger. En vergeet niet de routebeschrijving te testen! Denk bij het opstellen van een routebeschrijving ook aan andere vervoermiddelen. Gemiddeld komt 5% van de gasten met het openbaar vervoer en dit percentage neemt steeds meer toe. Bekijk dus ook de mogelijkheden van openbaar vervoer. En stuur uw gasten naast de routebeschrijving tevens een reisschema op basis van het openbaar vervoer. Op deze manier biedt u hen twee mogelijkheden en laat u zien dat u beide vervoermiddelen respecteert.
Parkeergelegenheid
Controleer of er voldoende parkeermogelijkheden zijn bij de locatie. Als je plaatsen reserveert in een dichtbij gelegen parkeergarage, vergeet dan niet om de gasten bij het weggaan een uitrijkaart te geven. Is er geen (bewaakte) parkeergarage in de buurt, maar wel een parkeerterrein, overweeg dan om het terrein tijdens het evenement te laten bewaken. Is het bijna onmogelijk om dichtbij de locatie parkeergelegenheid te verzorgen, overweeg dan om verderop een parkeergelegenheid te creëren. Sluit bovendien niet uit dat mensen op de fiets of met de brommer uw evenement bezoeken. Deze gasten zullen het zeer op prijs stellen als u voor hen een overdekte stalling hebt geregeld.
Tip
Bespreek vooraf parkeerplaatsen voor de gasten die met de auto komen. Bespreek zelfs meer parkeerruimte. Er zullen altijd mensen toch met de auto komen, dit in i.v.m. de weersomstandigheden.
Gezamenlijk vervoer
Dit is op veel verschillende manieren mogelijk;
- Touringcar
Dit is een ideaal vervoersmiddel voor reizen over een afstand tot ongeveer 350 kilometer. Denk niet dat alleen grote bussen inzetbaar zijn. Busmaatschappijen bieden touringcars van luxe achtpersoonsbusjes tot dubbeldekkers voor ongeveer 70 personen aan.Het is verstandig om grootschalig vervoer geheel bij de daarin gespecialiseerde organisatie onder te brengen. Zij zijn niet alleen het beste op de hoogte van de prijzenmarkt, maar waken ook over een optimale uitvoering van de vervoersplanning. Vraag verder meerdere busmaatschappijen om offertes. De prijzen kunnen namelijk verschillen. Wees tot slot, op tijd met het reserveren van een touringcar.
- Taxi
De taxi kan ook een belangrijke rol spelen als vervoer naar een locatie. Vaak hebben taxibedrijven ook vervoer voor meerdere personen.
- Trein
Een trein huren is ook mogelijk en deze laten rijden door de vooraf bepaalde route. Het heeft als voordeel dat de gasten zich door de trein kunnen bewegen en er zijn meerdere opstapplaatsen mogelijk. Bij sommige treinen kan er een catering aan boord geregeld worden.
- Boot
In steden waar parkeren bijna niet mogelijk is, bestaat er de mogelijkheid om met rondvaartboten maar ook watertaxi’s in te zetten als vervoersmiddel. Uiteraard kunt u ook denken aan het inzetten van partyboten waarbij verschillende faciliteiten aan boord aanwezig zijn. Ook bij het inschakelen van varend vervoer is het zaak -zeker tijdens het toeristenseizoen- tijdig te reserveren en meerdere offertes aan te vragen.
- Vliegtuig
U kunt een luchtvaartmaatschappij inschakelen voor vervoer naar de locatie door bijvoorbeeld een zogenaamde charterovereenkomst met de maatschappij te sluiten. Zo’n overeenkomst sluit u in de meeste gevallen met de luchtvaartmaatschappij in het land waar het evenement wordt gehouden. Vraag ook naar de mogelijkheden om op het vliegveld van aankomst tijdelijk een eigen receptiebalie in te richten. Van hieruit kunt u het vervolgvervoer laten plaatsvinden.
- Overig
Er bestaan uiteraard nog veel meer manieren om uw gasten van en naar de evenementenlocatie te vervoeren. Hierbij valt te denken aan limousines, luchtballonnen, koetsen, huifkarren, tandems, steps et cetera. Voor welk vervoermiddel u ook kiest, let erop dat het aansluit bij de doelstelling en de sfeer van uw evenement.
Tip
Het is handig om bij het responderen te vragen welk vervoermiddel de gasten gebruiken om naar uw evenement te komen. Op die manier is het aantal benodigde parkeerplaatsen beter in te schatten. Ga na of genoeg mensen gebruikmaken van het openbaar vervoer en overweeg vervolgens om een bus in te zetten die de gasten van het station naar de locatie rijdt. Vooral bij internationale evenementen is dit van belang omdat internationale gasten vaak gebruikmaken van het vliegtuig. U kunt voor hen vervolgens een taxiservice regelen. Door vooraf te vragen naar de wijze van transport van uw gasten kunt u hier tijdig op inspelen.